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REVISTA CUBANA
DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
RNPS 2487 • ISSN 2708-3411
Vol. 4 • Nro. 4 • oct-dic 2024 • e231
ARTÍCULO ORIGINAL
Los sistemas de gestión de información
científica y su uso en las universidades
Scientific information management systems and their use in
universities
Yailet Basanta Vasnueva
yailet.basanta@reduc.edu.cu • https://orcid.org/0000-0003-4273-1576
Leonardo Lastre Figueroa
leonardo.lastre@reduc.edu.cu • https://orcid.org/0009-0009-1526-0108
Eirielys Rodríguez Lorenzo
eirielys.rodriguez@reduc.edu.cu • https://orcid.org/0009-0000-2128-5736
Ireimis Leguen de Varona
ireimis.leguen@reduc.edu.cu • https://orcid.org/0000-0002-1886-7644
Ognara García García
ognara.garcia@reduc.edu.cu • https://orcid.org/0000-0001-6690-7527
UNIVERSIDAD DE CAMAGÜEY, CUBA
Recibido: 2023-11-06 • Aceptado: 2023-12-25
RESUMEN
El ecosistema de investigación ha cambiado en los últimos años, lo que requiere de la inversión
a largo plazo en infraestructura digitales para la gestión de la investigación en las
universidades. El desarrollo de los Current Research Information System, así como los
software para su implementación, son primordiales para esa gestión. El objetivo de este
artículo es realizar una revisión bibliográfica sobre los Sistemas de Gestión de Información
Científica y su uso en las universidades. Para ello se realizó un estudio descriptivo con enfoque
cualitativo y se emplearon los métodos teóricos de revisión bibliográfica y análisis-síntesis. Se
identificó la necesidad de implementar este tipo de sistemas, así como funciones, ventajas,
limitaciones, prácticas y software para su implementación en las universidades.
Palabras clave:
Formato Común Europeo de Información Científica, Sistemas de
Gestión de Información Científica, software VIVO
.
ABSTRACT
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Los sistemas de gestión de información científica y su uso en
las universidades
Basanta Vasnueva, Y., Lastre Figueroa, L., Lastre Figueroa,
E., Leguen de Varona, I., García García, O.
The research ecosystem has changed in recent years, which requires long-term investment in
digital infrastructure for research management in universities. The development of the Current
Research Information System as well as the software for its implementation are essential for
said management. The objective of this article is to carry out a bibliographic review on Scientific
Information Management Systems and their use in universities. A descriptive study with a
qualitative approach was carried out and the theoretical methods, bibliographic review and
analysis-synthesis were used. The need to implement this type of systems is identified, as well
as the functions, advantages, limitations, practices and software for its implementation in
universities.
Keywords:
Common European Research Information Format, Current Research
Information Systems, Software VIVO.
INTRODUCCIÓN
El ecosistema de investigación ha cambiado en los últimos años. Los avances de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (TIC), el acelerado incremento, la visibilidad y las nuevas formas de evaluación de
la producción científica, así como el fortalecimiento de directrices en función del paradigma de la ciencia abierta (CA),
requieren de la inversión a largo plazo en infraestructura digitales. Una de estas infraestructuras son los reconocidos
Sistemas de Gestión de Información Científica, Current Research Information System (CRIS) o Research Information
Managment System (RIMS).
Los CRIS son sistemas o plataformas que permiten recoger una amplia gama de metadatos y difundir toda la
información relacionada con actividades de investigación en una institución, sus autores, publicaciones, patentes y
los datasets que ha generado cada proyecto de investigación (Bernal, 2014; Bryant et al., 2017a; De Castro, Shearer
y Summann, 2014; González et al., 2018; Jeffery y Asserson, 2009; REBIUN, 2013; Schöpfel y Azeroual, 2023; Science
Europe, 2016; Stvilia, Wu y Lee, 2018), y que permiten la interoperabilidad entre la información científica (Velásquez
y Ramírez, 2018). Cada vez más actúan como una fuente de información confiable para sistemas y servicios externos
(De Castro y Puuska, 2023).
Estos sistemas tuvieron su origen en Europa durante la década del 90 del pasado siglo y para 2002 surgió
European Organization for International Research Information (euroCRIS), una organización internacional que une
instituciones y personas interesadas en la gestión de información sobre las investigaciones, y que propuso el estándar
Common European Research Information Format (CERIF), el cual permite la interoperabilidad con distintas
plataformas. (Batthyány, 2021; Jeffery y Asserson, 2009)
Las prácticas de CRIS varían ampliamente según los investigadores individuales, las disciplinas, las instituciones,
las regiones y los países (Bryant et al., 2017a; Bryant, Dortmund y Malpas, 2017b; Stvilia et al., 2018), y se destacan
fundamentalmente en Europa y América del Norte, mientras que en América Latina las bases CRIS comenzaron a
desarrollarse en México, Perú y Brasil, y encuentran eco en varios países de la región que están realizando esfuerzos
para hacer interoperables sus distintas plataformas (Batthyány, 2021; Vázquez, 2022). Actualmente, las
universidades van a la vanguardia en el desarrollo y la utilización de estos sistemas.
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En Cuba, desde 2014, se desarrolla el programa de colaboración internacional «Fortalecimiento del uso de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en universidades cubanas para el desarrollo de la sociedad»,
patrocinado por el Consejo de Universidades Flamencas de Bélgica (VLIR-UOS). Como parte de este, el proyecto
«Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para el apoyo a los procesos educacionales y la gestión del
conocimiento en la educación superior», conocido por sus tres siglas ELINF, ha hecho posible el desarrollo de una red
de repositorios digitales institucionales en cinco universidades, fomentando así el Acceso Abierto (AA) dentro del
Ministerio de Educación Superior (MES). (Machado et al., 2017; Machado, Benítez, Leiva, Rodríguez y Fimia 2016;
Machado, Rodríguez, Rivero, Leiva y Lorenzo, 2016).
Recientemente, ELINF publicó el documento: «Anteproyecto de Estrategia y Política para la Ciencia y la
Educación Abiertas en las instituciones del MES de la República de Cuba» (Ciudad et al., 2019), el cual recoge una
estrategia y política para el desarrollo de una cultura de CA dentro del MES. Uno de los elementos que contribuirá al
necesario cambio de filosofía en la forma de pensar y estudiar la investigación científica realizada en las universidades
cubanas, será sin duda alguna la implementación de un CRIS en las instituciones miembros del proyecto (Machado,
Leiva y Meneses, 2020).
Como miembro del proyecto, la Universidad de Camagüey Ignacio Agramonte Loynaz no ha estado ajena a
esta filosofía; ha transitado por diferentes etapas y se ha trazado algunas pautas con relación al modelo de
interoperabilidad con fuentes de datos heterogéneas, y se ha dado a la tarea de dar los primeros pasos en
implementar un CRIS usando el software VIVO.
Por todo lo expuesto, el objetivo de este artículo es realizar una revisión bibliográfica sobre los Sistemas de
Gestión de Información Científica (CRIS) y su uso en las universidades.
METODOLOGÍA
Se realizó un estudio descriptivo con enfoque cualitativo y se emplearon los métodos teóricos: revisión
bibliográfica para la consulta y descripción de fuentes de información, los cuales abordan el tema en cuestión, y el
análisis-síntesis para la valoración crítica de las propiedades y características de los CRIS.
Para conseguir la información se utilizó como motor de búsqueda Google Scholar y las bases de datos
Dimensions (https://app.dimensions.ai/discover/publication), Taylor and Francis (https://www.tandfonline.com/) y
el Repositorio de EuroCRIS (https://dspacecris.eurocris.org/). El rango de búsqueda estuvo entre 2009-2023, en
idioma español e inglés, y se usaron las palabras clave: current reasearch information systems, Current Research
Information System (CRIS) (AND) university, Research Information Management y sistema de información de
investigación.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
De acuerdo con los temas establecidos para este trabajo, se revisaron un total de 1 408 documentos y se realizó
un proceso de curación para los ficheros recuperados, descartándose todo aquel contenido que tuviese que ver con
los CRIS nacionales y los ficheros repetidos. Solo se tuvo en cuenta aquellos documentos que se referían al uso de los
CRIS en las universidades. Un total de 68 documentos fueron los seleccionados para el estudio, de los cuales 17 están
escritos en idioma español y 51 en inglés.
Se pudo constatar que diversos autores han publicado sobre esta temática, entre los que se destacan: Blanco
y Lisowska (2019); De Castro et al. (2014); Feringa (2014); Fernandes (2018); Gad (2021); Malo et al. (2018); Moreira
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et al. (2017); Rybinski et al. (2017); Schöpfel y Azeroual (2021); Simons (2018) y Vázquez (2019). Estos autores
plantean que los CRIS son herramientas importantes para facilitar el AA a la información científica. Estos sistemas
permiten a los investigadores compartir sus hallazgos de forma rápida y eficiente, lo que a su vez permite una mayor
colaboración entre los investigadores, así como compartirlos con el público general, propiciando una mayor
comprensión de los temas científicos. Se pueden utilizar para diversos propósitos como la recopilación y el análisis
de datos, la publicación de resultados científicos, la difusión de información científica, la educación científica y el
desarrollo de la CA.
A pesar de que existen diversos criterios en cuanto al concepto de los sistemas de información de investigación,
se asume que son plataformas digitales basadas en el imperativo de la interoperabilidad, para proporcionar
información puntual sobre las actividades de investigación que desarrollan los investigadores y las universidades.
Permiten promover el prestigio institucional, ayudan a tomar decisiones y facilitan la preservación de los resultados
y datos de la investigación.
La implementación de estos sistemas en las universidades —según Brand (2015)— es lenta, a pesar de que los
problemas de los silos de datos y la necesidad de interoperabilidad son generalmente reconocidos y entendidos.
Givens (2016) también brinda algunas teorías sobre por qué la adopción es lenta, las cuales van desde obstáculos
organizacionales y políticos, como la resistencia de los docentes, hasta la magnitud de la tarea de poblar un CRIS.
A tono con lo que proyectan estos autores, se hace necesario la adopción de infraestructuras, estrategias y
políticas, así como la formación de docentes, personal técnico especializado y bibliotecarios para la gestión de los
CRIS en las diferentes universidades.
Ventajas y limitaciones de un CRIS
En un ecosistema de investigación intenso, donde la competencia a nivel mundial es alta y los datos de calidad
son cruciales para la toma de decisiones estratégicas, la planificación, la medición del impacto y la evaluación
comparativa, un CRIS puede brindar varias ventajas:
• Contar la historia sobre los principales temas de investigación, como el impacto y la colaboración, y también
respaldar la gestión de la reputación de la institución y sus investigadores (Bryant et al., 2017a).
• Ayudar a conectar de manera confiable un panorama complejo de comunicaciones académicas de
investigadores, afiliaciones, publicaciones, conjuntos de datos, subvenciones, proyectos y sus identificadores
persistentes (Bryant et al., 2017a).
• Rastrear las actividades académicas y comunitarias del personal académico, para ayudar en el desarrollo
profesional y la tenencia y los procesos de evaluación (Carr, 2019).
• Agilizar el flujo de trabajo y eliminar múltiples formularios internos y procedimientos de recopilación de datos
(Carr, 2019).
• Identificar tendencias de investigación (Carr, 2019).
• Conducir a la participación de redes de investigadores con intereses similares hacia la identificación de temas
de investigación en toda la institución.
• Gestión del perfil del investigador (Carr, 2019).
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• Impulsar la bibliodiversidad y el multilingüismo (Batthyány, 2021).
• Visibilizar estilos de publicación propios de las ciencias sociales que, por lo general, quedan desvalorizados
por las tendencias dominantes en la evaluación académica (Batthyány, 2021).
• Impulsar los niveles de visibilidad de la institución (Reyes, 2022).
• Hacer más fácil el proceso de evaluación de la investigación (Reyes, 2022).
• Reducir la carga de trabajo del administrador de la investigación, al preparar informes de evaluación
(Palavesm y Joorel, 2022).
En esta misma dirección cabe señalar una limitación de los sistemas CRIS en su modalidad conocida hasta
ahora y desarrollada principalmente en Europa o Estados Unidos. Tiene que ver con la no incorporación de un
componente de extensión y vinculación social. Por lo tanto, en el proceso de creación de estas infraestructuras vale
la pena incluir este componente, tanto para alimentar los módulos de personas y organizaciones, como de proyectos
y producciones. (Batthyány, 2021).
Otras de las limitaciones —según Schöpfel y Azeroual (2023)— son la transparencia de los datos y los derechos
de acceso. La primera de estas se refiere a: datos confidenciales y pérdida de datos —incluida la propiedad intelectual
y los datos personales—, y la segunda, a la incorrecta implementación del sistema.
Funciones de un CERIF-CRIS para las universidades:
• Información de investigación para el apoyo a la decisión.
• Metadatos (índice) a las publicaciones académicas (blancas y grises) en un repositorio y a los conjuntos de
datos de investigación y software en un repositorio y, como tal, el recurso primario (registro) y principal de
metadatos para los repositorios institucionales.
• Vista de acceso a la información financiera, de recursos humanos y gestión de proyectos de una organización
(y a otros sistemas pertinentes de la organización).
• Suministro de información del servicio de directorio para la autenticación, la autorización, el flujo de trabajo
y el trabajo cooperativo.
• Generación de páginas web que presentan la organización de la intranet, la zona desmilitarizada (DMZ) y la
extranet, directamente o desde otros sistemas de la organización.
• Interoperación con otros CERIF-CRIS (y sus sistemas asociados) para dar una visión global de la información
de la investigación, siendo el nodo local y la fuente principal de la información de investigación de la institución
en las infraestructuras de información de investigación nacionales e internacionales. (EuroCRIS, 2020).
Así pues, el CRIS ocupa una posición central en el espacio de información de la investigación. (figura 1).
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Fig. 1 Ubicación de un CRIS dentro de la institución (Fuente: https://eurocris.org/why-does-one-need-cris).
Para lograr esto se necesita desarrollar tecnologías de metadatos que permitan la interoperabilidad, GRID y
computación ambiental (facilidad de uso) y flujo de trabajo, posibilitando así que CRIS sea el foco central para que
proporcione los resultados de la investigación, como: publicaciones, patentes y productos, incluyendo conjuntos de
datos de I+D y software.
Prácticas de CRIS en universidades
Con el objetivo de analizar cómo están aplicando las prácticas de CRIS a nivel global, Online Computer Library
Center, Inc. (OCLC Research) se asoció con EuroCRIS para llevar a cabo una encuesta en línea sobre aspectos técnicos
y de gestión de los CRIS, entre octubre de 2017 y febrero de 2018, la mayor parte de la muestra la constituyeron las
universidades. Los tres países más representativos fueron Estados Unidos, Gran Bretaña y Perú. España tan solo tuvo
seis respuestas, el doble de Andorra o la India, con tres cada uno. En muchos casos, además, la respuesta no indicó
el país. Esta disparidad hace que no pueda realizarse un análisis regional (los resultados fueron más numerosos en
Perú e Italia porque CONCYTEC y CINECA se implicaron mucho en la difusión de la encuesta) (Bryant et al., 2018).
El informe detalla la complejidad de las prácticas de gestión de la información de investigación y examina cómo
las plataformas comerciales y de código abierto se han implementado ampliamente en todas las regiones,
coexistiendo con un gran número de soluciones específicas para cada región, así como con sistemas desarrollados
localmente. También considera la urgente necesidad de interoperabilidad de sistema a sistema —con sistemas
internos y externos— y demuestra como el uso de identificadores, estándares y protocolos se perciben como valiosos
cuando también pueden facilitar la interoperabilidad (Bryant et al., 2018).
La creciente necesidad de mejorar la interoperabilidad entre la gestión de los flujos de trabajo de AA y la
conservación de los metadatos de los resultados de la investigación, está dando lugar a una creciente fusión funcional
de los CRIS y los repositorios, reforzando aún más la necesidad de equipos complejos y transversales que apoyen las
actividades del ecosistema digital de investigación en la universidad, los cuales suelen incluir oficinas de investigación
y, cada vez más, también a la biblioteca (Bryant et al., 2018).
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Para el desarrollo de un CRIS se requiere primeramente de una plataforma open source interoperable. A
continuación se exponen algunos de los software más utilizados (figura 2):
•
Sistemas CRIS de código abierto:
o
VIVO: fue lanzado en 2003 por Jon Corson-Rikert en la biblioteca de la Universidad de Cornell. En sus
inicios, la carga de datos se ejecutaba manualmente y la base de datos (BD) era de tipo relacional
(Steele, 2009). En constante evolución desde su génesis, ha incorporado herramientas propias de la
web semántica, posibilitando el procesamiento y la visualización más eficiente de mayores
volúmenes de datos, así como su capacidad de interoperar con otros sistemas. Está soportado por la
comunidad internacional Duraspace y no es comercial (Blanco y Lisowska, 2019).
o
Dspace-CRIS: es una extensión de DSpace, soportado por una amplia comunidad internacional.
Posibilita la gestión de información relacionada con la investigación y los investigadores, así como de
las organizaciones, la financiación de la ciencia y otras entradas. Es una herramienta libre muy
utilizada en la actualidad gracias a las facilidades de interoperabilidad que tiene con los repositorios
institucionales (RI) desarrollados sobre la plataforma DSpace (Moreira et al., 2017)
•
Sistemas CRIS comerciales:
o
Pure: desarrollado por ELSEVIER, es un software comercial que según sus propietarios se define
como «[…] un sofisticado sistema de gestión de información de investigación» (Fernandes, 2018).
o
Converis: software comercial desarrollado por Clarivate Analytics. Su finalidad es recopilar toda la
información de una institución, en un único sistema que sea capaz de generar reportes e integrar
datos provenientes de otras fuentes (Clarivate Analytics, 2018).
Fig. 2 Software más utilizados para desarrollar CRIS (Fuente.
https://dspacecris.eurocris.org/cris/explore/dris?location=dris&drissoftware_page=0).
Como se observa en la figura, en mayor medida se usan CRIS IRINS, PURE y CRIStin, y en menor medida Converis
y VIVO. Esto está asociado con las necesidades y decisiones de cada institución.
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Tras el estudio de las diversas opciones disponibles para el desarrollo de un CRIS en universidades cubanas, el
proyecto ELINF ha apostado por la plataforma VIVO. Esta elección se ha basado en los argumentos siguientes:
•
Es un software gratuito (Malo et al., 2018).
•
Amplia comunidad internacional que respalda el desarrollo de VIVO (Blanco y Lisowska, 2019).
•
Nivel de flexibilidad e interoperabilidad de la plataforma (Blanco y Lisowska, 2019).
•
Robustez y escalabilidad (Blanco y Lisowska, 2019).
La arquitectura de un sistema VIVO interrelaciona diferentes capas, según Blanco y Lisowska, (2019):
•
Capa de presentación, cuya función es filtrar qué tipo de contenido debe ser expuesto, junto con plantillas
freemaker para la visualización de todas las entidades.
•
Capa de lógica de negocio, que contiene las reglas de negocio para el acceso, las ontologías, el motor de
consultas a través de SPARQL, entre otros.
•
Capa de persistencia donde se almacenan las tripletas en la base de datos y el motor de SOLR encargado de
las búsquedas, filtros y facetas.
Estos mismos autores plantean que VIVO utiliza un motor de web semántica y una colección de ontologías
(BIBO, FOAF, SKOS, GEONAMES, VITRO) para representar los datos almacenados en su base de datos. Además,
maneja datos abiertos y enlazados (Linked Open Data), para establecer relaciones y vincular la información de perfiles
individuales, institucionales, proyectos, productos de investigación, eventos, etc., provenientes de diferentes fuentes
institucionales o externas.
Guillaumet, Ivanović y Herbert (2023) plantea que VIVO, igual que CRIS, actúa como un centro de datos aislados
en sistemas locales y externos, mediante cuatro estrategias:
1. El uso consistente de identificadores persistentes para personas, objetos e instituciones.
2. La incorporación de interfaces de programación de aplicaciones, para que los datos puedan recolectarse y
compartirse automáticamente.
3. El uso de modelos de datos u ontologías razonablemente consistentes en todos los sistemas.
4. Apoyo comunitario al desarrollo de políticas de buena gobernanza de datos que equilibren la apertura y la
seguridad.
Existen varias universidades que usan este software para implementar los CRIS (tabla 1).
Tabla 1. Implementación de VIVO en universidades
CRIS Name
Universidad
País
FIS Osnabrück
Universität Osnabrück
Alemania
TIB VIVO
Technische Informationsbibliothek (TIB)
Alemania
UNA Red Académica
Universidad Nacional de Costa Rica (UNA)
Costa Rica
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Researchers@Brown
Brown University
EE.UU
VIVO@HSMW
Hochschule Mittweida - University of Applied Sciences
Alemania
Scholars@Duke
Duke University
EE.UU
CU Experts
University of Colorado Boulder
EE.UU
UF VIVO
University of Florida
EE.UU
Expertise UNIMI
Università degli Studi di Milano
Italia
ORBIS
Universidad Autónoma San Luis Potosí (UASLP)
México
Expertise UNIBS
Università degli Studi di Brescia
Italia
HUB-UR: Services and
Experts Finder
Universidad del Rosario
Colombia
VIVO ITESM
Tecnológico de Monterrey
México
Perfil del Investigador
UAEM
Universidad Autónoma del Estado de México (UAEM)
México
CRIS Agrosavia
Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria -
AGROSAVIA
Colombia
(Fuente:https://dspacecris.eurocris.org/simplesearch?filterquery=classcerif01769&filtername=drissoftware&filtert
ype=authority&location=dris)
En la tabla se aprecia como este software es más utilizado en las universidades latinoamericanas en
comparación con las europeas.
CONCLUSIONES
En los últimos años, los CRIS han demostrado ser eficaces herramientas capaces de brindar grandes beneficios
a las universidades, como instituciones generadoras de conocimiento desde el punto de vista del manejo de la
investigación científica y su divulgación. Como beneficio adicional responde de manera efectiva a la creciente
necesidad de la aplicación de la CA y la interoperabilidad requerida de este tipo de herramientas, lo que se logra
gracias al correcto uso de los estándares CERIF.
El empleo de estas herramientas es indispensable, debido a la constante necesidad de promover las relaciones
entre investigadores a nivel interno y externo en las instituciones, ya que la internacionalización del conocimiento
lograda, mediante el intercambio de los profesionales de distintos países, es la clave para el desarrollo científico-
técnico.
La implementación de un sistema CRIS presenta muchos desafíos, tanto en lo que respecta a la
interoperabilidad entre los sistemas y el rediseño de procesos y flujos de trabajo, como los cambios en la cultura
organizacional en las universidades.
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