revista cubana  
de transformación digital  
RNPS 2487 • ISSN 2708-3411  
vꢀꢁ. 4 • Nro. 1 • enero-marzo 2023 • e201  
artículo original  
Soporte automatizado para la actividad  
de Relaciones Institucionales en la Cꢀjꢁꢂ  
Automated Support for the Activity  
of Institutional Relations at CꢀjAꢁ  
Martha Dunia Delgado Dapena  
marta@ceis.cuꢂae.edu.cu • https://orcid.org/0000-0002-2601-3462  
Alejandro Miguel Güemes Esperón  
aguemes@tesla.cujae.edu.cu • https://orcid.org/0000-0001-9704-9449  
Universidad Tecnológica de la Habana “JosÉ anTonio ecHeverrÍa”, cUJae, cUba  
Julio Andrés Varona de la Paz  
jveronadelapaz@gmail.com • https://orcid.org/0000-0001-5781-3529  
MinisTerio del inTerior, cUba  
Jorge Luis Bolaños Ruqué  
ꢂlbolanos@uci.cu • https://orcid.org/0000-0002-7348-4654  
Universidad de las ciencias inforMáTicas, cUba  
Recibido: 2023-01-09 • Aceptado: 2023-02-24  
RꢂSꢀMꢂN  
El Sistema de Gestión de Gobierno basado en la Ciencia y la Innovación, impul-  
sado por la máxima dirección del Gobierno en el país, apuesta por una robusta  
relación Gobierno-universidad-empresa, lo que hace necesario la creación de  
capacidades para la innovación en todos los ámbitos de la vida social y econó-  
mica del país. La generación de resultados de ciencia y tecnología a ciclo ce-  
rrado, exige cambios tanto en la integración de los procesos de la universidad,  
como en las relaciones con los diferentes actores económicos en el escenario  
nacional e internacional.  
Se necesita transformar los procesos de la universidad y trabajar en el desa-  
rrollo de capacidades de innovación que permitan articular las alianzas, en fun-  
ción de lograr mejores resultados con vistas a la comercialización, exportación  
e introducción de los resultados de la ciencia. Esto no es posible si no se pro-  
duce una transformación en la gestión de las relaciones universidad-empresa,  
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a lo interno de la propia universidad, que pasa por lograr niveles de informa-  
tización de la actividad de relaciones institucionales, que permita ampliar la  
participación activa de la comunidad universitaria y sus diferentes actores in-  
ternos en ese proceso. Aquí se presenta una propuesta de informatización de  
las actividades que dan soporte a este proceso en la Universidad Tecnológica  
de La Habana José Antonio Echeverría (CUJAE), incluyendo diferentes servi-  
cios que brinda la universidad. El sistema desarrollado parte de una configu-  
ración realizada al Gerente de Equipo Informático Gratuito (GLPI, por sus si-  
glas en francés), y solo da soporte a la gestión de solicitudes de servicios, como  
sistema de tickets. La solución propuesta debe ser perfeccionada y se le debe  
incorporar, en una próxima versión, las funcionalidades propias de otros ser-  
vicios que se brindan en la CUJAE, entre los que se encuentran los servicios de  
mantenimiento e inversión. Además, como trabajo futuro, se prevé el diseño y  
la implementación de un sistema de citas para la universidad.  
Palabras clave: transformación digital, relaciones institucionales, univer-  
sidad-empresa.  
ABSTRACT  
e Government Management System based on Science and Innovation, pro-  
moted by the highest government leadership in the country, is committed to a  
robust Government-university-company relationship, which makes it necessary  
to create capacities for innovation in all spheres of social and economic life of  
the country. e generation of closed-loop science and technology results requi-  
res changes both in the integration of university processes and in relations with  
the different economic actors on the national and international stage.  
It is necessary to transform the processes of the university and work on the  
development of innovation capacities that allow the articulation of alliances,  
in order to achieve better results with a view to the commercialization, ex-  
port and introduction of the results of science. is is not possible if there is no  
transformation in the management of university-company relations, within the  
university itself, which involves achieving levels of computerization of the insti-  
tutional relations activity, which allows expanding the active participation of  
the university community and its different internal actors in this process. Here  
is a proposal for the computerization of the activities that support this process  
at the José Antonio Echeverría Technological University of Havana (CUJAE),  
including different services provided by the university. e system developed  
is based on a configuration made to the Free Computer Equipment Manager  
(GLPI, for its acronym in French), and only supports the management of ser-  
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vice requests, as a ticket system. e proposed solution must be perfected and  
must be incorporated, in a future version, the functionalities of other services  
that are provided in the CUJAE, among which are the maintenance and invest-  
ment services. In addition, as future work, the design and implementation of an  
appointment system for the university is foreseen.  
Keywords: digital transformation, institutional relations, university-business.  
INTRODꢀCCIÓN  
A partir de la demanda de la máxima dirección del país sobre el papel que deben desempeñar  
las universidades en el Sistema de Gestión de Gobierno basado en la Ciencia y la Innovación,  
teniendo como pilar la relación Gobierno-universidad-empresa, se hace necesario crear capa-  
cidades para la innovación en todos los ámbitos de la vida social y económica del país.  
En el artículo: «¿Por qué necesitamos un sistema de gestión del Gobierno basado en ciencia  
e innovación?», de Miguel Díaz-Canel Bermúdez, presidente de la República de Cuba y primer  
secretario del Partido Comunista de Cuba (PCC), se expresa: «Es observable una insuficiente  
efectividad en las conexiones entre las universidades y las entidades de ciencia, tecnología e in-  
novación (ECTI) con los sectores productivos de bienes y servicios y los territorios, y ello limi-  
ta el impacto del conocimiento, la ciencia y la innovación en el cumplimiento de los objetivos  
del Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social hasta el 2030 (PNDES 2030) y más allá»  
(
Díaz-Canel, 2020). La Universidad Tecnológica de La Habana José Antonio Echeverría (CU-  
JAE) tiene un reconocimiento nacional en la búsqueda de soluciones que integran las diferentes  
ramas de las ciencias técnicas, para responder a las demandas de los sectores productivos y de  
servicios. Muestra de esto lo constituyen los encargos dados a la universidad, mediante indica-  
ciones directas del presidente cubano en las últimas visitas gubernamentales.  
La generación de resultados de ciencia y técnica a ciclo cerrado, con impacto directo en las  
exportaciones, exige cambios tanto en la integración de todos los procesos de la universidad,  
como en las relaciones con los diferentes actores económicos en el escenario nacional e interna-  
cional. Se necesitan soluciones informáticas que den soporte a la actividad de relaciones insti-  
tucionales de la universidad, bajo un enfoque sustentado en: mayor integración de los actores y  
áreas de la universidad que participan en este proceso, mayor agilidad en la comunicación con  
los actores económicos que deseen establecer relaciones de colaboración con la universidad y  
mayor participación de los miembros de la comunidad universitaria en la construcción y con-  
solidación de las relaciones institucionales.  
La producción actual del conocimiento demanda aplicar y conectar la innovación y el de-  
sarrollo tecnológico en función de la sociedad (Lastres & Cassiolato, 2007). Las universidades  
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desempeñan un papel fundamental en las redes de colaboración e intercambio existentes entre  
los diferentes sectores de una sociedad, dado su papel de proveedor de soluciones innovadoras  
(
Pinto & Guerreiro, 2018). La interacción de la universidad con el tejido empresarial le permite  
desplegar nuevos canales de colaboración, actualizar políticas y estrategias de ciencia e innova-  
ción, diseñar procesos específicos más orientados a la difusión e introducción de los resultados  
de la investigación científica en otros escenarios y también favorecer la llamada valorización  
del conocimiento (Nunes & Machado, 2018). El modelo de universidad que durante las últimas  
décadas se ha venido construyendo en muchos países, incorpora de manera importante la gene-  
ración, difusión y aplicación de conocimientos, lo que constituye parte de su «tercera misión»,  
que sumada a las tradicionales de docencia e investigación, ha favorecido el despliegue de un  
conjunto amplio de actividades que vinculan a la universidad con la sociedad (Romero, 2020;  
Toledo & González, 2021).  
En este escenario se identifica el siguiente problema de investigación: ¿cómo informatizar la  
actividad de relaciones institucionales en la CUJAE? En este artículo se presenta una propuesta  
para informatizar algunas de las actividades vinculadas al proceso de relaciones instituciona-  
les de la CUJAE. En esta primera etapa se incluye un sistema para la gestión de solicitudes de  
colaboración, un sistema para la gestión de solicitudes de acciones específicas de colaboración  
y varios sistemas para gestión de solicitudes en las actividades de aseguramiento, relacionadas  
con la ejecución de acciones específicas de colaboración.  
Trabajos relacionados  
Antes de definir la propuesta de solución se realizó una revisión de la literatura para identificar  
soluciones similares en entornos empresariales e institucionales. Un punto de partida para ello  
fueron los llamados Sistemas de Gestión de Relaciones de Cliente (CRM por sus siglas en inglés,  
Customer Relationship Management). Muchas de estas plataformas CRM (Zoho CRM, Hubs-  
pot CRM, Freshsales CRM, y Sales Cloud Lightning Professional) tienen una base comercial,  
están enfocadas como una solución de software como servicio y utilizan la nube como infraes-  
tructura tecnológica (PC Magazine, 2021). A partir del estudio realizado se pudo evidenciar el  
elevado costo de implementación que acompaña a las soluciones comerciales de este tipo. Las  
tarifas están dadas según la cantidad de usuarios y de módulos que se van a instalar. Adicio-  
nalmente, muchas de estas compañías tienen su origen en los EE. UU. o trabajan el mercado de  
ese país, de manera que se hace inalcanzable el acceso a estas por entidades cubanas, debido al  
bloqueo económico, comercial y financiero estadounidense, al que está sometido Cuba. Otro  
elemento identificado es que de implantar en la universidad alguno de estos sistemas, estaría  
presente la subordinación de los datos a una infraestructura que no solo estará ubicada fuera  
del campus universitario, sino del país, lo que no es compatible con los requisitos de seguridad  
informática vigentes. Tampoco permite la independencia tecnológica y da poca flexibilidad de  
adaptación a los procesos naturales que pudiera tener la universidad.  
En el otro espectro del análisis se sitúan las soluciones CRM de software libre. Tal es el caso  
de Odoo y ERPNext. El primero queda definido como un conjunto de herramientas de soft-  
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ware de gestión empresarial, que incluye, entre otros módulos, CRM, comercio electrónico,  
facturación, contabilidad, fabricación, almacén, gestión de proyectos y gestión de inventario.  
Tiene dos versiones: Community, que es un software libre con licencia GNU LGPLv3 y En-  
terprise, que tiene características y servicios adicionales patentados. En Cuba la distribución  
oficial del sistema pertenece a la empresa de aplicaciones informáticas DESOFT.  
En el caso de Odoo para la versión Community, no existe un costo asociado a la licencia del  
sistema. Su no vinculación a un esquema de software como servicios, que obligue a utilizar una  
infraestructura predefinida en la nube, ofrece una ventaja incuestionable. Incluso, aunque no se  
destaca un módulo directamente asociado al proceso de contratación y al manejo de solicitudes  
por parte de los clientes, sí integra una solución CRM y un sistema de Helpdesk, que pudieran  
personalizarse para cumplir el problema planteada (Odoo, 2021). No obstante, este sería un sis-  
tema totalmente independiente a la plataforma existente hoy en la CUJAE, cuya integración, so-  
porte técnico y adaptación como un todo en dicha plataforma, constituiría un reto considerable.  
También se consultó el sistema utilizado para la gestión contable en la CUJAE, certificado  
por el Ministerio de Educación Superior (MES), denominado ASSETS NS (ASSETS, 2021), de  
origen ítalo-panameño y distribuido en Cuba por la empresa del esquema del MES, Infomas-  
ter. Este es un Sistema de Gestión Integral estándar y parametrizado, que permite el control  
de los procesos de compras, ventas, producción, taller, inventario, finanzas, contabilidad, pre-  
supuesto, activos fijos, útiles y herramientas y recursos humanos (ASSETS, 2021). Como sis-  
tema integral todos sus módulos trabajan en estrecha relación, generando automáticamente  
al módulo de contabilidad los comprobantes de operaciones por cada una de las transacciones  
efectuadas. Ello permite que se pueda trabajar bajo el principio de contabilidad al día. Tiene  
como ventaja la integralidad de los diferentes procesos que automatizan los flujos de trabajo  
relacionados con la gestión contable de la entidad. Sin embargo, no incursiona en los temas  
concernientes a los convenios y al ser una solución cerrada se hace difícil ampliar su alcance  
para resolver el problema planteado.  
Otro sistema consultado es ARCAS (Copextel S.A., 2021). Esta es una plataforma de ges-  
tión integral desarrollada en su totalidad por especialistas cubanos, utilizada internamente  
por la Corporación Copextel S.A. para gestionar su objeto social como comercializador, inte-  
grador y serviciador en el área de las tecnologías a nivel de país. El módulo de clientes y pro-  
veedores permite gestionar la cartera de actores que se vinculan a la actividad económica de  
la entidad y el módulo de logística que automatiza el proceso de declaración de mercancías,  
según establecen los protocolos de la Aduana General de la República.  
Aunque incorpora un módulo de clientes y proveedores, y por tanto establece de manera  
indirecta un sistema de relación institucional con el entorno corporativo en que se desenvuel-  
ve, no dispone de un mecanismo de seguimiento y gestión de contratos, todo lo cual se realiza  
a mano. Como desventaja adicional, destaca el hecho de que es un sistema diseñado para uso  
corporativo y no tiene previsto el acceso de usuarios externos a la empresa. Resulta además  
una solución cerrada, cuyo núcleo es propiedad de la empresa, desarrollado en torno a sus  
procesos y de acuerdo con sus necesidades, siendo muy difícil su adaptación para un tercero.  
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Podemos concluir que ninguna de estas propuestas estudiadas cumple en su totalidad con  
las necesidades de solución para el problema propuesto. Estas son plataformas centradas en  
la gestión económica contable y, por tanto, no cumplen con la posibilidad de gestionar otra  
forma de relación que no sea un contrato. Tres de ellas tienen un alcance comercial, por lo  
que se requiere el pago de licencia de uso, lo que implica la erogación de recursos por parte  
de la universidad. En el caso de la solución interna de Copextel, está basada en los procesos  
clave que componen dicha empresa como comercializadora e importadora mayorista, que no  
se ajustan a los procesos propios de la universidad.  
MꢂTODOLOGÍꢁ  
En 2015 la universidad conceptualizó la recuperación de su infraestructura constructiva y tec-  
nológica a través el Proyecto CUJAE. En los primeros dos años el proyecto dedicó sus mayo-  
res esfuerzos a la rehabilitación constructiva de edificaciones y a partir de 2017 se comenzó a  
incentivar la participación del sector empresarial en el campus, con el objetivo de incorporar  
a la formación de los profesionales un grupo de tecnologías orientadas a la solución de proble-  
mas en el sector productivo y de servicios en el país. Se fortalecieron en esta etapa las alianzas  
de la universidad con el Ministerio de Energía y Minas (MINEM), la Unión Nacional Eléctrica  
(
UNE), el Ministerio del Interior (MININT), el Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos  
(INRH), el Ministerio de la Construcción (MINCOM) y la Empresa de Telecomunicaciones  
de Cuba S.A. (ETECSA), entre otros.  
El reconocimiento nacional de la CUJAE en la búsqueda de soluciones que integran las  
diferentes ramas de las ciencias técnicas, como respuesta a las demandas de los sectores pro-  
ductivos y de servicios, se muestra a través de los encargos, treinta y siete indicaciones dadas  
a la universidad, por orientación directa del presidente de la República en las últimas visitas  
gubernamentales. Las solicitudes principales están encaminadas a responder problemas en  
los sectores estratégicos de energía, agua, construcciones, alimentos, industria y TIC. En los  
últimos cinco años se han consolidado las alianzas con la UNE, ETECSA y el INRH y se han  
desarrollado nuevas alianzas con el Grupo Azucarero AZCUBA, el Grupo de la Industria  
Electrónica, la Informática, la Automatización y las Comunicaciones (GELECT), Agua y Sa-  
neamiento, el Ministerio de Transporte (MITRANS), el Grupo Empresarial de la Industria Si-  
dero Mecánica (GESIME), CORREOS DE CUBA, el Grupo Empresarial Ganadero (GEGAN)  
y el Grupo Empresarial de la Industria Ligera (GEMPIL), propiciando acciones concretas con  
sus empresas, además de un vínculo pertinente y efectivo con la Cámara de Comercio para  
lograr encadenamientos y facilitar la exportación.  
En el caso donde la universidad acciona con el sector empresarial es de obligatoria presen-  
cia de la Sociedad de Interfaz de Ciencia y Tecnología de la CUJAE (CETA S.A.), que es la enti-  
dad autorizada para establecer relaciones contractuales a nombre de la CUJAE (CETA, 2022).  
Esta Sociedad de Interfaz CETA S.A. tiene como objeto la gestión de proyectos de investiga-  
ción, desarrollo e innovación comercializables; la transferencia de tecnología; y la realización  
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de consultorías y asesorías asociadas a los proyectos y comercialización de otros intangibles,  
con la participación de profesores, investigadores, estudiantes y especialistas de diferentes  
instituciones, logrando ser sostenible (CETA, 2022).  
En CETA S.A. los clientes pueden encontrar la oportunidad de ejecutar proyectos que in-  
tegren a las universidades, entidades de ciencia, tecnología e innovación y al sector productivo  
y de servicios, logrando acceder a recursos humanos altamente calificados y comprometidos  
con la ciencia y la innovación. Una gestión integral que aplica modelos de integración y co-  
laboración, promoviendo la gestión del cambio en las organizaciones que propicien de forma  
sostenible el aumento de la eficiencia y la productividad. La misión de CETA S.A. es gestionar  
proyectos de I+D+i comercializables, transferir tecnologías, realizar consultorías y asesorías,  
y comercializar productos y otros intangibles de la investigación y los servicios académicos,  
como Interfaz entre las universidades y ECTI con el sector productivo y de servicios, tanto en  
el ámbito nacional como internacional, con participación de profesores, personal de apoyo,  
investigadores, estudiantes, técnicos y especialistas de diferentes instituciones, logrando ser  
sostenible (CETA, 2022).  
El desarrollo y fortalecimiento de estas alianzas plantea a la universidad el reto de cons-  
truir nuevas relaciones con los actores económicos en el país y consolidar las existentes, de  
forma tal que se logre contribuir a la solución de problemas en los diferentes sectores de la  
economía y que se pongan los resultados de la ciencia y la tecnología en función del desarrollo  
económico y social. Para ello es necesario contar con herramientas automatizadas que permi-  
tan gestionar de forma eficaz las solicitudes de colaboración, así como las acciones específicas  
que se ejecutan en el marco de la colaboración.  
La CUJAE tiene una gestión por procesos, en la cual las relaciones institucionales cons-  
tituyen un proceso estratégico. En la actualidad, toda la gestión de la colaboración se realiza  
a través de correo electrónico con los actores económicos y a lo interno de la universidad, lo  
que no permite avanzar en niveles de eficiencia de esta actividad pues en ella participan mu-  
chas áreas de la universidad, no siempre logrando la integración adecuada en el manejo de la  
información y una respuesta ágil en cada uno de los pasos de esta gestión.  
Se ha definido como principios, que en este proceso de informatización se debe tener en  
cuenta lo siguiente: las soluciones deben cumplir las políticas de informatización de la uni-  
versidad (CUJAE, 2021) y ser transferidas al área de soporte informático, las soluciones deben  
permitir que se conozcan los estados de las solicitudes en todo momento por los involucrados  
en el proceso, se debe informatizar de forma que pueda impactar en la gestión de los servicios  
de la universidad involucrados en la colaboración y se debe brindar la posibilidad de partici-  
pación a todos los miembros de la comunidad universitaria en la actividad de colaboración.  
Para desarrollar este proceso de informatización se trabajó en un equipo de proyecto con  
especialistas de las facultades de Ingeniería Industrial e Ingeniería Informática, coordinados  
por la oficina de la vicerrectora primera. Como paso inicial se realizó una descripción del pro-  
ceso de relaciones institucionales y su modelación en Business Process Modeling and Nota-  
tion (BPMN), así como las relaciones con el resto de los procesos de la universidad. Además,  
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se decidió utilizar el sistema Gerente de Equipo Informático Gratuito (GLPI, por sus siglas en  
francés) (GLPI, 2022) para desarrollar las soluciones informáticas para la gestión de solicitu-  
des de colaboración y la gestión de solicitudes de acciones específicas, como primera etapa de  
informatización de la actividad de relaciones institucionales. Esta tecnología ya ha sido utili-  
zada en la CUJAE para la atención a solicitudes en el proceso de informatización, por lo que  
se decidió extender su uso al proceso de relaciones institucionales.  
Gestión de solicitudes en la CUJAE a través del sistema GLPI  
Con el objetivo de lograr la implementación de un nuevo módulo para la gestión de solicitu-  
des en la plataforma GLPI, se han establecido principios que se deben tener en cuenta durante  
su desarrollo, de forma tal que se establezca un procedimiento que pueda ser extendido a la  
gestión de solicitudes en otros procesos de la universidad. Estos principios son:  
1
. Las solicitudes del proceso en cuestión deben tener visibilidad sobre toda la gestión par-  
ticular de los servicios de apoyo que se soliciten.  
2
. Los jefes de área que están a cargo de los servicios de apoyo deben poder darles segui-  
miento a las solicitudes en una única vista, independientemente del proceso de la uni-  
versidad que lo haya solicitado.  
3
. El solicitante de cada proceso específico no debe tener la visión de lo que ocurre con los  
procesos de apoyo, a menos que se le solicite alguna información a través del gestor del  
proceso específico.  
A partir de la definición de estos principios se propone un procedimiento para configurar  
la plataforma GLPI y establecer un módulo de gestión de solicitudes para cualquier otro pro-  
ceso de la universidad.  
En una primera etapa se deberán diseñar los formularios correspondientes a las solicitudes  
que se les dará seguimiento en ese proceso e incluir en ese diseño los servicios de apoyo que  
pudieran ser necesarios para esa solicitud. En la segunda etapa se debe proceder a configurar  
la plataforma GLPI para adaptarse al proceso en cuestión. En esta etapa se establecen los roles  
(perfiles) que intervendrán en el proceso, qué roles son los encargados de realizar las valida-  
ciones de las solicitudes, realizar los seguimientos y cerrar las solicitudes una vez finalizadas.  
También se debe establecer el flujo que se debe seguir para la atención de las solicitudes. En la  
tercera etapa se establecen los nuevos servicios. Esto se refiere a servicios que no se encontra-  
ban establecidos en el sistema hasta ese momento. Para estos nuevos servicios se deberá crear  
el formulario correspondiente y configurar la plataforma para agregar el nuevo servicio, desde  
los roles necesarios para manejar las solicitudes correspondientes hasta el flujo de control de  
la solicitud. En el caso de que sea necesario modificar algún proceso existente, formularios,  
categorías, roles y demás configuraciones en la herramienta, deberán ser ajustados según co-  
rresponda. A continuación, la figura 1 muestra las actividades que se deben seguir para reali-  
zar este procedimiento.  
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Durante el desarrollo de los formularios, estos pueden ser creados en un servidor local con  
una copia de GLPI. Una vez desarrollados los formularios pueden ser exportados del servidor  
local e importados en el servidor principal. El formulario se exporta como un fichero .json que  
contiene toda la información necesaria de este, facilitando de forma rápida y ágil su carga en  
el sistema oficial del GLPI que se encuentra en los servidores de la CUJAE.  
RꢂSꢀLTꢁDOS Y DISCꢀSIÓN  
Soluciones informáticas a la gestión de solicitudes  
en el proceso de relaciones institucionales  
Se realizaron inicialmente dos sistemas de gestión de las solicitudes como se muestra en la fi-  
gura 1, el primero para la interacción con los actores económicos y el segundo para la gestión  
de las solicitudes de acciones de colaboración hacia lo interno de la universidad.  
fꢀꢁ. 1 cꢂtꢃꢄꢅꢁꢅ ꢆꢇ sꢇꢈꢉꢀꢊꢀꢅꢋ ꢉꢀꢌꢊuꢄꢂꢆꢅꢋ ꢊꢅꢌ ꢄꢂ ꢊꢅꢄꢂꢍꢅꢈꢂꢊꢀꢎꢌ uꢌꢀꢉꢇꢈꢋꢀꢆꢂꢆ-ꢇmpꢈꢇꢋꢂ.  
En el sitio web oficial de la CUJAE (https://www.cujae.edu.cu/) se incluyó un menú que  
contiene información relacionada con el proceso de relaciones institucionales de la universi-  
dad (figura 2). Se incluye información de interés de las entidades con las que existen convenios  
de colaboración, (figura 3), lo que permite divulgar el estado de las relaciones institucionales  
(
nacionales e internacionales) de la CUJAE con el sector empresarial, académico y privado.  
Además, se habilitó un formulario, mediante el cual los interesados pueden solicitar sus inte-  
reses de colaboración.  
Los requisitos incluidos en el sistema de gestión de solicitudes de colaboración se mues-  
tran en la figura 3.  
Soporte automatizado para la actividad de Relaciones Institucionales en la Cꢀjꢁꢂ  
dꢀꢁꢂꢃꢄꢅ dꢃpꢀꢆꢃ, m. d., güꢀꢇꢀꢈ eꢈpꢀꢉꢊꢆ, a. m.,  
revista cubana  
de transformación digital  
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Las actividades de colaboración pueden requerir el aseguramiento de determinados ser-  
vicios que se ofrecen desde diferentes áreas de la universidad y que aseguran la ejecución exi-  
tosa de las acciones específicas de colaboración. Entre estos servicios pueden estar: alimenta-  
ción, transportación, uso de locales, materiales y recursos, etc. Esta relación entre el proceso  
de relaciones institucionales y los procesos de apoyo de la universidad fue visto como una  
Soporte automatizado para la actividad de Relaciones Institucionales en la Cꢀjꢁꢂ  
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oportunidad para dejar informatizada la gestión de solicitudes a estos procesos, por lo que se  
decidió implementar con GLPI una solución informática para cada uno de estos servicios. De  
esta forma se implementaron ocho subsistemas de gestión de solicitudes más, que se muestran  
en la figura 4: Alimentación, Transporte, Hospedaje, Cobertura informativa, Aseguramiento  
material, Facilidades temporales, Limpieza y jardinería, Actos y reuniones.  
fꢀꢁ. 4 cꢂtꢃꢄꢅꢁꢅ ꢆꢇ ꢋꢇꢈꢉꢀꢊꢀꢅꢋ ꢀꢌtꢇꢈꢌꢅꢋ ꢆꢇ ꢄꢂ cUJae y ꢆꢇ ꢊꢅꢄꢂꢍꢅꢈꢂꢊꢀꢎꢌ uꢌꢀꢉꢇꢈꢋꢀꢆꢂꢆ-ꢇmpꢈꢇꢋꢂ.  
De esta forma se ofrece a cada trabajador de la universidad la posibilidad de participar en  
el proceso de gestión de las relaciones institucionales, ya que pueden acceder al sitio de so-  
porte y solicitar colaboración de cualquier actor económico con la universidad y podrá estar  
pendiente de los diferentes estados de esta solicitud hasta su aprobación final.  
Por otra parte, los miembros del consejo universitario podrán solicitar servicios para ase-  
gurar el proceso de relaciones institucionales y de igual forma dar seguimiento a su solicitud.  
Esto permitirá ganar en agilidad y pronta respuesta a las solicitudes de colaboración, tanto de  
los colaboradores externos como de los propios miembros de la comunidad universitaria. En  
la figura 5 se puede apreciar la manera en que se organizan la información de las solicitudes,  
en este caso se corresponde a una solicitud de alimentación.  
fꢀꢁ. 5 lꢀꢋtꢂ ꢆꢇ ꢋꢅꢄꢀꢊꢀtuꢆꢇꢋ ꢆꢇ ꢋꢇꢈꢉꢀꢊꢀꢅꢋ.  
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Todos los subsistemas obtenidos fueron sometidos a un proceso de pruebas funcionales en  
los que se pudo comprobar el correcto funcionamiento de cada uno. A partir de los defectos  
detectados se trazó una estrategia para su solución.  
CONCLꢀSIONꢂS  
La propuesta presentada partió de la necesidad de ofrecer una solución informática que me-  
jore la eficiencia del proceso estratégico relaciones institucionales de la CUJAE. Se realizó un  
estudio del flujo de trabajo de dicho proceso en la actualidad, los actores que intervienen y la  
relación entre estos, las diferentes soluciones disponibles en el mercado y las directivas vigen-  
tes en materia de tecnología informática de la CUJAE. A través de la asimilación del software  
GLPI se logró la implementación del sistema de control de las solicitudes de acciones especí-  
ficas y las solicitudes de los servicios de apoyo asociados a estas.  
El sistema desarrollado facilita la interacción con los clientes y el seguimiento por parte de  
los roles participantes en la universidad. Se logró desplegar la solución propuesta en el área de  
soporte técnico de la universidad, lo que posibilita una mayor visibilidad de la CUJAE y los re-  
sultados alcanzados a partir del vínculo universidad-empresa. Además, se diseñó un procedi-  
miento que permite abordar la configuración del GLPI para otros procesos de la universidad.  
Este sistema solo da soporte a la gestión de solicitudes de servicios, como sistema de tickets.  
Debe ser perfeccionado y se le debe incorporar, en una próxima versión, las funcionalidades  
propias de otros servicios entre los que se encuentran los «Servicios de mantenimiento e in-  
versión». Además, como trabajo futuro se prevé el diseño y la implementación de un sistema  
de citas para la universidad.  
La misión de servidores públicos de las universidades se potencia con este sistema infor-  
mático. Sigue el principio de ventanilla pública, haciendo más amena la interacción de los  
usuarios, tanto internos como externos a la universidad. La implantación de este sistema con-  
lleva un conjunto de acciones encaminadas a la capacitación del personal, tanto los gestores  
de servicios como los solicitantes, para familiarizarse con el entorno de trabajo propuesto.  
A partir del uso de este sistema se pretende aumentar los proyectos de investigación, in-  
novación y desarrollo, que generen convenios y contratos de colaboración con diferentes ac-  
tores económicos. Esto contribuirá al desarrollo económico, social y científico del país y de la  
propia CUJAE.  
RꢂFꢂRꢂNCIꢁS  
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vꢃꢉꢅꢆꢃ ꢄꢀ ꢁꢃ Pꢃz, J. a., bꢅꢁꢃñꢅꢈ rꢋqꢋé, J. l.  
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